Kulukorvauttamalla voit saada killan tarpeisiin käyttämäsi rahat kätevästi takaisin. Lähtökohtaisesti kaikista tulevista hankinnoista ja matkakuluista tulee aina sopia omaa toimintaa lähimmän raatilaisen kanssa. Näin ei tule yllätyksiä kummallekaan osapuolelle, ja saat rahasi varmemmin takaisin.
Sähköinen kulukorvauslomake löytyy täältä
Ohje lyhyesti:
- Täytä lomakkeeseen nimesi, tilinumerosi sekä lyhyt selvitys kulujen syystä
- Skannaa kuitti joko skannerilla tai puhelimen skannaussovelluksella ja liitä se lomakkeeseen PDF-tiedostona. Varmista, että kuitin tiedot ovat selvästi luettavissa. Mikäli maksoit ostokset verkossa, liitä tapahtuman kuitti ja tosite maksusta verkkopankistasi.
- Erittele lyhyesti kuitin sisältö ja summa. Käteismaksuissa pyöristä lähimpään viiteen senttiin, jotta saat sentilleen kuluttamasi rahat takaisin.
Erikoistapauksia
Matkakorvaukset: Matkakorvaukset tulee vielä tehdä perinteisellä lomakkeella, kunnes sähköinen versio valmistuu. Alla olevan lomakkeen voi täyttää vaikka PDF-editorilla, ja laittaa rahastonhoitajalle telegramissa. Killan kilometrikorvaus vuodelle 2022 on 0,25 €.
Matkaliput: HSL-matkalippuja voi kulukorvauttaa killalta. Muistathan myös perustella matkasi tarkoituksen sekä ajankohdan.
Tori.fi-ostokset: Jos ostat käytetyn tuotteen esimerkiksi Tori.fi-palvelusta tai muusta toripalvelusta, ostotapahtuman voi todentaa esimerkiksi käsinkirjoitetulla kuitilla. Kirjoitathan kuittiin mitä on myyty, myyjän sekä ostajan nimet ja allekirjoitukset.
Kokousbudjetti: Kaikki Fyysikkokillan jaokset voivat hyödyntää kokousbudjettia. Kokousbudjetin suuruus on 2€ per osallistuja. Kokousbudjettiin kuuluu ruoka- ja juomatarjoilut, ei muuta. Liitäthän myös pöytäkirjan tai vähintään osallistujalistauksen ja kokouksen aiheen kulukorvauttaessa kokousbudjettia.
Projektibudjetti: Ennen projektibudjetin hyödyntämistä sitä hyödyntävän tahon on ensiksi saatava raadilta päätös käyttää projektibudjettia. Raati myöntää jonkun tietyn summan, mitä voit hyödyntää. Kun korvautat projektibudjetista, muista liittää esimerkiksi kuva tai somepostaus tapahtumasta, missä projektia on esitelty tai hyödynnetty.
Fuksiryhmien budjetti: Jokaisella fuksiryhmällä on 25 euron budjetti käytettävissään syksyllä ja 25 euron budjetti keväällä. Muistathan käyttää sitä!
Alkoholi: Suomalaista alkoholia voi kulukorvauttaa sekä tarjoilla tapahtumissa. Muualta ostettua alkoholia ei voi kulukorvauttaa.
Vuosijuhlaedustukset: Korvautettava summa on 75% lipun hinnasta. Lahjan kuluista kilta kattaa 20 euroa. Vuosijuhlaedustuksia kulukorvauttaessa tarvitaan sähköpostivahvistus ilmoittautumisesta ja kuva maksusta, esimerkiksi kuvankaappaus verkkopankista.
Kuitti hukassa (?!): Jos hukkaat kuittisi, otathan yhteyttä rahastonhoitajaan @Taloushallinto
Korvautettavat maksimisummat saattavat muuttua vuosittain hyväksytyn budjetin mukaisesti. Yllä olevat ohjeet pätevät kalenterivuodelle 2022.