Kulukorvauttamalla voit saada killan tarpeisiin käyttämäsi rahat kätevästi takaisin. Lähtökohtaisesti kaikista tulevista hankinnoista ja matkakuluista tulee aina sopia omaa toimintaa lähimmän raatilaisen kanssa. Näin ei tule yllätyksiä kummallekaan osapuolelle, ja saat rahasi varmemmin takaisin.
Sähköinen kulukorvauslomake löytyy täältä
Ohje lyhyesti:
- Täytä lomakkeeseen nimesi, tilinumerosi sekä lyhyt selvitys kulujen syystä
- Skannaa kuitti joko skannerilla tai puhelimen skannaussovelluksella ja liitä se lomakkeeseen PDF-tiedostona tai kuvana. Varmista, että kuitin tiedot ovat selvästi luettavissa.
- Mikäli maksoit ostokset verkossa, liitä tapahtuman kuitti ja tosite maksusta verkkopankistasi.
- Erittele lyhyesti kuitin sisältö ja summa. Käteismaksuissa pyöristä lähimpään viiteen senttiin, jotta saat sentilleen kuluttamasi rahat takaisin.
- Jos kuitilla on omia ostoksiasi, erittele ne selvästi kuitin kuvaukseen ja laske kulukorvautettava summa.
- Lisää jokainen kuitti omaan kuluunsa. Näin kuittien summia ei tarvitse laskea itse.
- Samalla lomakkeella voi ja kannattaa korvauttaa useampia kuluja. Tällöin täytyy kuitenkin muistaa eritellä, mihin asiaan jokainen kuitti liittyy.
Erikoistapauksia
Matkakorvaukset: Sähköinen matkakorvauslomake on otettu käyttöön. Huhtikuusta 2024 lähtien uudet matkakorvaushakemukset tulee tehdä sähköisellä lomakkeella samassa paikassa kuin muutkin kulukorvaukset. Killan kilometrikorvaus vuodelle 2024 on 0,25 €.
Matkaliput: HSL-matkalippuja voi kulukorvauttaa killalta. Muistathan myös perustella matkasi tarkoituksen sekä ajankohdan.
Tori.fi-ostokset: Jos ostat käytetyn tuotteen esimerkiksi Tori.fi-palvelusta tai muusta toripalvelusta, ostotapahtuman voi todentaa esimerkiksi käsinkirjoitetulla kuitilla. Kirjoitathan kuittiin eriteltynä mitä on myyty, summa, päivämäärä ja myyjän sekä ostajan nimet ja allekirjoitukset.
Kokousbudjetti: Kaikki Fyysikkokillan jaokset voivat hyödyntää kokousbudjettia. Kokousbudjetin suuruus on 2€ per osallistuja. Kokousbudjettiin kuuluu ruoka- ja juomatarjoilut, ei muuta. Liitäthän myös pöytäkirjan tai vähintään osallistujalistauksen ja kokouksen aiheen kulukorvauttaessa kokousbudjettia.
Projektibudjetti: Ennen projektibudjetin hyödyntämistä sitä hyödyntävän tahon on ensiksi saatava raadilta päätös käyttää projektibudjettia. Raati myöntää jonkun tietyn summan, mitä voit hyödyntää. Kun korvautat projektibudjetista, muista liittää esimerkiksi kuva tai somepostaus tapahtumasta, missä projektia on esitelty tai hyödynnetty.
Fuksiryhmien budjetti: Jokaisella fuksiryhmällä on 25 euron budjetti käytettävissään syksyllä ja 25 euron budjetti keväällä. Muistathan käyttää sitä!
Alkoholi: Suomalaista alkoholia voi kulukorvauttaa sekä tarjoilla tapahtumissa. Muualta ostettua alkoholia ei voi kulukorvauttaa.
Vuosijuhlaedustukset: AYY:n erityisasemayhdistysten ja SFMO:n jäsenyhdistysten kohdalla korvautettava summa on 75% lipun hinnasta. Muiden yhdistysten kohdalla korvautettava summa on 50% lipun hinnasta. Vuosijuhlaedustuksia kulukorvauttaessa tarvitaan kutsu, koko sähköpostivahvistus ilmoittautumisesta (muuttamalla sähköposti pdf:ksi) ja kuva maksusta, esimerkiksi kuvankaappaus verkkopankista. Edustus kannattaa kulukorvauttaa vasta, kun se on tapahtunut.
Päivitys 25.3.2024: Ennustettua suuremman edustusbudjetin käytön vuoksi raati on laskenut korvausprosentin 50%:iin ja edustusbudjettia voi käyttään AYY:n erityisasemayhdistysten tai SFMO:n jäsenjärjestöjen vuosijuhlaedustuksiin.
Kuitti hukassa (?!): Jos hukkaat kuittisi, otathan yhteyttä rahastonhoitajaan @rahaministeri
Korvautettavat maksimisummat saattavat muuttua vuosittain hyväksytyn budjetin mukaisesti. Yllä olevat ohjeet pätevät kalenterivuodelle 2024.